KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Co musisz wiedzieć i jak się przygotować?
Od 1 lutego 2026 roku Polska wprowadza obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). KSeF zastąpi tradycyjne faktury papierowe i niestandardowe faktury elektroniczne w obrocie B2B.
O co chodzi z Krajowym Systemem e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, przekazywanie, odbiór oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych. Co to oznacza?
- Faktura w KSeF jest uznawana za doręczoną w momencie jej zarejestrowania w systemie – nie ma już tradycyjnej wysyłki e-mailem czy pocztą.
- Dokumenty muszą być wystawiane w ustrukturyzowanym formacie XML zgodny ze schema FA(3).
- Po przesłaniu faktury do KSeF nie będzie możliwości jej anulowania. W przypadku wykrycia błędu konieczne będzie wystawienie faktury korygującej, która także musi zostać przekazana do systemu.
- Nie będzie możliwości wystawienia faktur z datą wsteczną.
Dowiedz się, jak TIM może pomóc Ci z wdrożeniem do KSeF: Sprawdź szczegóły.
Kiedy zacznie obowiązywać KSeF?
Wystawianie faktur w KSeF będzie odbywać się etapami:
- 1 lutego 2026 – obowiązek wystawiania faktur w KSeF przez największe przedsiębiorstwa (obrót powyżej 200 mln zł).
- 1 kwietnia 2026 – pozostali podatnicy VAT objęci obowiązkiem e-fakturowania w KSeF.
- 1 stycznia 2027 – najmniejsze firmy, dla których w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) na tych fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Ważne! Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).
Jak przygotować się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur?
Aby przygotować się do wdrożenia KSeF zadbaj o:
- Narzędzie lub program do korzystania z KSeF,
- Dostęp do KSeF,
- Uwierzytelnienie za pomocą Certyfikatu, profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej,
- Nadanie uprawnień osobom upoważnionym,
- Dostosowanie systemów ERP lub programów księgowych tak, aby generowały faktury zgodne ze schematem XML,
- Testowanie w środowisku integracyjnym lub demo, aby upewnić się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru),
- Dostosowanie procedur w firmie.
Bądź na bieżąco ze zmianami i śledź komunikaty na stronie rządowej: ksef.podatki.gov.pl
Masz pytania lub wątpliwości? Napisz do nas na ksef@tim.pl lub odwiedź naszą stronę internetową poświęconą wystawianiu faktur w KSeF.
