Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma umożliwiająca wystawianie, przekazywanie, odbiór oraz archiwizowanie faktur ustrukturyzowanych.

Zapamiętaj tę datę!

Od 1 lutego 2026 roku system ten będzie stopniowo obejmował wszystkich przedsiębiorców i podmioty wystawiające faktury na terenie Polski.

Co to oznacza w praktyce?

• Faktura trafia do KSeF i tam uznawana jest za doręczoną,
• KSeF staje się oficjalnym repozytorium faktur, zamiast skrzynki mailowej czy dysku,
• KSeF umożliwia przejście z pracy z dokumentami do pracy na danych,
• Dokument ma jeden, obowiązujący format, zrozumiały dla systemów informatycznych.

Harmonogram obowiązkowego KSeF

Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 roku dopuszczalne jest wystawianie faktur poza KSeF — zarówno papierowych, jak i elektronicznych — pod warunkiem, że w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) na tych fakturach nie przekroczy 10 000 zł.

Jednoosobowa Działalność Gospodarcza oraz Małe i Średnie Przedsiębiorstwa krok po kroku

• Od 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
• Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
• Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).

• Darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma.
• Komercyjne programy dostępne na rynku zintegrowane z KSeF 2.0. 
• Wybór zależy od skali działalności i liczby faktur.

• JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
• Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
• Można testować system w wersji demo.

• Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF.
• Alternatywnie: użyj profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

• Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.
• Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.

• Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo).
• Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML).
• Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

• Przeszkol pracowników.
• Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta.
• Zadbaj o integrację systemów IT (jeśli korzystasz z ERP).

• Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów.
• Korzystaj z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych.
• Upewnij się, że Twój system księgowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.

Zapamiętaj!

W KSeF faktura istnieje w systemie od momentu jej wystawienia, dlatego dostęp do faktur i danych powinien być ściśle kontrolowany. Pamiętaj, aby natychmiastowo odebrać dostęp osobom nieupoważnionym oraz odchodzącym pracownikom z firmy.

W nowym modelu faktura wystawiona w KSeF nabiera mocy prawnej dopiero z chwilą jej przesłania do systemu Ministerstwa Finansów i zarejestrowania w tym systemie. Dopóki nie otrzyma numeru KSeF, formalnie nie istnieje.

• Nie będzie możliwości wystawienia faktur z datą wsteczną.
• Obowiązywał będzie jednolity format e-faktury XML zgodny ze schema FA(3).
• Faktury B2B będą przekazywane i dostępne wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
• Po przesłaniu faktury do KSeF nie będzie możliwości jej anulowania. W przypadku wykrycia błędu konieczne będzie wystawienie faktury korygującej, która także musi zostać przekazana do systemu.

EasyDocs to cyfrowe workflow, które pomaga zarządzać fakturami, dokumentami oraz przepływem danych w firmie. Sprawdź

• Kontrola i spokój. Zyskaj pełna kontrolę nad dokumentacją, płatnościami i procesami – nawet gdy firma rośnie szybciej, niż się spodziewałeś.
• Lepszy wgląd w finanse firmy. Podejmuj decyzje biznesowe na podstawie danych, a nie samej intuicji. Koszty, przychody i rentowność projektów w jednym miejscu.
• Szybki start. Rozpocznij pracę z EasyDocs w kilka godzin - łatwo, intuicyjnie i bez ryzyka.
• Oszczędność czasu i energii. Przestań tracić czas na papierologię. Zyskaj przestrzeń na rozwój Twojego biznesu.
• Rozwiązanie na lata. Rozwijajmy się razem! EasyDocs jest gotowe na wzrost Twojej firmy oraz wprowadzenie KSeF.
• Łatwość obsługi. Prosty i szybki dostęp do funkcji systemu, dostosowany do każdego użytkownika, bez względu na poziom zaawansowania.
• Skalowalność i wsparcie. EasyDocs dostosuje się do organizacji, oferując elastyczne opcje skalowania.